Accounts van medewerkers beheren

Binnen Ans zijn er vier verschillende basisrollen voor medewerkers: beheerder, afdelingsbeheerder, medewerker en repro. Wanneer je een nieuwe medewerker uitnodigt voor je school, kun je hen automatisch een van deze rollen toewijzen. Het is ook mogelijk om aangepaste rollen binnen je school te creëren met aangepaste rollen.

Om een nieuwe medewerker uit te nodigen voor je school, klik je op de knop Nieuwe medewerker in de rechterbovenhoek. Je moet de naam, het e-mailadres en de toegewezen rol invullen. Nadat je op Aanmaken hebt geklikt zal Ans een uitnodiging naar de gebruiker sturen waarmee ze een wachtwoord kunnen instellen. We sturen geen uitnodiging als je school de optie 'Enforce SSO' heeft ingeschakeld, omdat gebruikers dan moeten inloggen via Single Sign-On. Als je medewerkers in batch wilt uploaden, kun je dit doen via de API. Via het gebruikersmenu is het alleen mogelijk om medewerkers één voor één te uploaden.

Als een gebruiker de uitnodiging nog niet heeft geaccepteerd, is het mogelijk om de uitnodiging opnieuw te verzenden. Een uitnodiging kan één keer per dag worden verzonden. Als je op dezelfde dag op de knop 'Uitnodigen' klikt (nadat een uitnodiging al is verzonden), verschijnt er linksonder een waarschuwingsbericht. De knop 'Uitnodigen' wordt inactief (lichtgrijs) wanneer de gebruiker zijn/haar uitnodiging accepteert en inlogt op Ans, of wanneer je school de optie 'Single Sign-On (SSO) afdwingen' heeft ingeschakeld in de beveiligingsinstellingen. 

Als een medewerker twee verschillende accounts heeft gekoppeld aan Ans, kun je deze samenvoegen tot één account. Deze optie werkt alleen als je twee accounts hebt geselecteerd door gebruik te maken van de selectievakjes aan de linkerkant van het account. Nadat je de twee accounts hebt geselecteerd die je wilt samenvoegen, klik je op Meer en vervolgens op Voeg gebruikers samen in het vervolgkeuzemenu. In het nieuw geopende venster zie je de naam, het e-mailadres en de rol van de twee accounts. Je kunt de gewenste gegevens invullen. Om de invoervelden te vullen met de gegevens van de andere gebruiker, kun je op de pijl naast de knop Bewaar klikken en op Wissel gebruikers klikken. Als de gebruikersinformatie correct is, kun je op Bewaar klikken. De accounts worden samengevoegd. De vakken en itembanken van beide oude accounts worden toegevoegd aan het samengevoegde account.

De optie om accounts te verwijderen is alleen mogelijk in de individuele instellingen van een medewerker. Dit kan niet in bulk gedaan worden. Dit wordt in de sectie hieronder 'Opties voor het beheren van een individuele medewerker via het medewerkersmenu' in meer detail uitgelegd.

Planning
Toont het overzicht van alle live en geplande toetsen van de vakken waaraan de medewerker is gekoppeld.

Vakken
Toont alle vakken waar de medewerker lid van is.

Itembanken
Toont alle itembanken waar de medewerker lid van is. 

Klassen
Alle klassen die zijn toegevoegd door de medewerker.

Resultaten
Geeft een overzicht weer van alle resultaten van de medewerker voor alle vakken waar zij een student rol in hebben. De resultaten zijn kleurgecodeerd, waarbij groen een voldoende aangeeft en rood een onvoldoende. Als het resultaat nog niet is beoordeeld, wordt de chip ‘Resultaat is nog niet volledig nagekeken’ weergegeven.

Inloggeschiedenis
Toont de geschiedenis van inlogpogingen van de medewerker.

E-mailactiviteit
Toont de e-mails die door Ans naar de medewerker zijn verzonden.

Log
Toont de wijzigingen die zijn aangebracht aan het account van de medewerker.

Instellingen
Op het tabblad Instellingen heb je de mogelijkheid om meerdere opties van het account van de medewerker aan te passen. Het is ook mogelijk om bepaalde acties uit te voeren. Hieronder vind je een overzicht van alle acties die kunnen worden uitgevoerd.

• Naam wijzigen
  Bovenaan het menu kun je de naam wijzigen. Klik op Hernoemen om de wijzigingen te bevestigen.
  
  
• E-mailadres wijzigen
  In het veld voor het e-mailadres kun je een ander e-mailadres instellen. Klik op Bijwerken om de wijziging te bevestigen.
  
  
• Rol wijzigen
  Het is alleen in de individuele instellingen van de gebruiker mogelijk om de rol te wijzigen. Na het selecteren van een andere rol wordt de nieuwe rol direct geactiveerd. De werknemer waarvan de rol gewijzigd is zal de pagina eerst moeten herladen mocht die al ingelogd zijn. 
  
  
• (Opnieuw) uitnodiging verzenden
  Als een medewerker wordt uitgenodigd voor Ans, ontvangt hij een e-mail waarmee hij een account kan aanmaken. Als de URL in deze e-mail niet meer geldig is, zal deze optie de uitnodiging opnieuw verzenden. De uitnodiging kan één keer per 24 uur worden verzonden. Als het nodig is om de uitnodiging op dezelfde dag opnieuw te verzenden, moet de vorige uitnodiging eerst worden ingetrokken.
  
  
• Wachtwoord opnieuw instellen
  Door op deze optie te klikken wordt er een e-mail verzonden naar de medewerker met het verzoek om een nieuw wachtwoord in te stellen. Deze optie heeft geen effect als de optie 'Single Sign-On (SSO) afdwingen' is ingeschakeld in de schoolinstellingen. Als 'Single Sign-On (SSO) afdwingen' is ingeschakeld, kunnen gebruikers niet meer inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord.

In de Gevarenzone van het instellingenmenu kunnen aanvullende acties worden uitgevoerd.

• Account overnemen
  Als beheerder heb je de mogelijkheid om het account van een medewerker over te nemen door de identiteit van die gebruiker aan te nemen. Dit kan handig zijn om medewerkers te helpen met problemen die ze zelf niet kunnen oplossen. Wanneer je de identiteit van een gebruiker overneemt, wordt er altijd een rode balk weergegeven bovenaan de pagina. Elke actie die wordt uitgevoerd terwijl je de identiteit van een gebruiker overneemt, blijft van kracht.
  
  
• Verander naar student
  Als je een medewerker wilt veranderen naar een student, is het mogelijk om het account om te zetten naar een account met studenten rol door op deze optie te klikken. Let op, het is mogelijk om medewerkers aan vakken toe te voegen als deelnemers. Dit raden we aan in gevallen waarin een medewerker slechts aan enkele vakken als deelnemer moet worden toegevoegd. Als je een medewerker omzet naar een student, moet je een studentennummer instellen.
  
  
• Loskoppelen van SSO
  Om de SSO-login te kunnen gebruiken voor een ander account in een andere instelling, kun je deze van het huidige account loskoppelen.
  
  
• Account blokkeren/deblokkeren
  Wanneer een medewerker tijdelijk je school verlaat is het mogelijk om dit account te blokkeren. Het voordeel van het blokkeren van een account vergeleken met het verwijderen ervan, is dat accounts ook weer gedeblokkeerd kunnen worden. Ans bewaart alle data van het geblokkeerde account, er wordt niks verwijderd. Na het deblokkeren van het account zullen de vakken en itembanken nog steeds gelinkt zijn aan het account. Gebruikers met een geblokkeerd account zullen geïnformeerd worden dat hun account geblokkeerd is wanneer ze proberen in te loggen, en dat ze contact op moeten nemen met de beheerder.
  
  
• Verwijder gebruiker
  Door een medewerker te verwijderen wordt de nakijk-data en gegeven feedback geanonimiseerd. Medewerkers blijven 180 dagen in het Verwijderde gebruikers overzicht in de schoolinstellingen. Na deze periode zullen ze permanent verwijderd worden. Beheerders hebben het recht om verwijderde gebruikers te herstellen. Let erop dat alle informatie over de gebruiker in het overzicht is geanonimiseerd en verwijderde gebruikers alleen worden laten zien als 'Verwijderde medewerker' met de datum waarop die verwijderd is.