Accounts van studenten beheren

Om een nieuwe student uit te nodigen voor je school, klik je op de knop Nieuwe student in de rechterbovenhoek. Vul de naam van de student, het e-mailadres en het studentnummer in en klik op Aanmaken. Zodra je dit gedaan hebt stuurt Ans een uitnodiging naar de gebruiker waarmee ze een wachtwoord kunnen instellen. We sturen geen uitnodiging als je school de optie 'Enforce SSO' heeft ingeschakeld, omdat gebruikers dan via Single Sign-On moeten inloggen. Als de naam van een gebruiker grijs is en de tekst (Uitgenodigd) achter de naam staat, betekent dit dat de student nog niet op de link heeft geklikt in de uitnodiging die per e-mail is verstuurd.

Het is mogelijk om studenten in bulk te importeren naar Ans. Dit kan op meerdere manieren worden gedaan. In dit artikel geven we uitleg over hoe je studenten aan je school kunt toevoegen, zonder dat de studenten direct aan een vak worden toegevoegd. Om studenten naar een vak te importeren, volg je de instructies in dit artikel. 

error_outline Let op: bij het importeren van informatie kunnen het e-mailadres en het studentnummer van bestaande gebruikers worden overschreven als dit niet nauwkeurig wordt gebruikt. Meer informatie hierover is hieronder te vinden.

Ans controleert het importbestand per rij. Als het e-mailadres of studentnummer wordt gevonden, zal het andere attribuut altijd worden overschreven vanuit het importbestand. Dit wordt geïllustreerd met twee voorbeelden:

1. Als het importbestand een studentnummer vindt dat ook in Ans aanwezig is, probeert de importfunctie een e-mailadres te vinden. Als het e-mailadres bestaat maar is gekoppeld aan een andere gebruiker in Ans, worden beide accounts samengevoegd.
2. Als het importbestand het studentnummer niet kan vinden, maar het e-mailadres wel in Ans, wordt het studentnummer van het bestaande account in Ans overschreven.

Je kunt studenten importeren door de volgende stappen te volgen.

1. Ga naar het studenten overzicht.
2. Klik op Importeren en klik vervolgens op Download voorbeeld of maak een .CSV-, .XLS- of .XLSX-bestand aan met ten minste één kolom, bestaande uit een 'studentnummer'. Optioneel kun je extra kolommen toevoegen voor 'e-mail' en 'extra tijd'. Elke waarde in 'extra tijd' geeft de student extra tijd. De volgorde van de kolommen is niet belangrijk.
3. Klik op Zoek een bestand en selecteer het bestand, of sleep het bestand in het pop-up venster.
   • Schakel het selectievakje 'Informatie overschrijven van bestaande studenten' in als je de naam van de studenten wilt overschrijven. Let op, het e-mailadres en studentnummer worden altijd overschreven als de verstrekte informatie niet overeenkomt met de informatie in Ans.
   • Schakel het selectievakje 'Uitnodigingen versturen' in om uitnodigingen naar nieuwe studenten te sturen. Deze optie is niet mogelijk als je school Single Sign-On (SSO) afdwingt.

Als een student twee verschillende accounts heeft die zijn gekoppeld aan Ans, kun je deze samenvoegen tot één account. Deze optie werkt alleen als je twee accounts hebt geselecteerd door gebruik te maken van de selectievakjes aan de linkerkant van het account. Nadat je twee accounts hebt geselecteerd die je wilt samenvoegen, kun je klikken op Samenvoegen in het vervolgkeuzemenu. In het weergegeven menu zie je de naam, het e-mailadres, het studentnummer en of ze recht hebben op extra tijd van de twee accounts. Je kunt de gewenste gegevens invullen. Om de invoervelden te vullen met de gegevens van de andere student, klik je op de pijl naast de knop Opslaan en vervolgens op Wissel gebruikers. Als de gebruikersinformatie correct is, kun je op Opslaan klikken. De accounts worden samengevoegd. De vakken en toetsen van beide oude accounts worden toegevoegd aan het samengevoegde account.

Indien nodig kan een student het recht krijgen op extra tijd voor alle toetsen binnen je school. Het recht op extra tijd voor alle toetsen kan alleen worden toegewezen door een beheerder. Studenten kunnen het recht op extra tijd krijgen vanuit het studenten overzicht. In het kolom 'Recht op extra tijd', click op het - en dan Recht op extra tijd. De tekst 'Recht op extra tijd' geeft aan dat de student recht heeft op extra tijd voor alle toetsen binnen je school. Als je dit terug wil draaien, klik op de tekst 'Recht op extra tijd en dan op Geen. 

Wanneer een docent de toetsafname voor de toets instelt, ziet hij de groep 'Alle studenten met recht op extra tijd'. Ook als je groepen gebruikt binnen je vak, zal Ans een groep van studenten aanmaken met recht op extra tijd voor alle studenten voor elk van de groepen. Hetzelfde geldt voor klassen die op schoolniveau zijn aangemaakt. Hieronder staat een voorbeeld waarin een docent twee verschillende groepen heeft aangemaakt. Zoals je kunt zien maakt Ans één extra groep met alle studenten met recht op extra tijd per groep.

De docent kan vervolgens de hoeveelheid extra tijd toewijzen aan de studenten binnen elke groep door de tijdsperiode aan te passen. Houd er rekening mee dat deze studenten niet automatisch extra tijd ontvangen, tenzij er een aparte tijdsperiode wordt aangemaakt.

Door een student als 'alumni' te markeren, wordt deze verborgen in het gebruikersoverzicht. Dit is handig om je overzicht van studenten duidelijk en georganiseerd te houden. Een student als alumni markeren verwijdert of deactiveert de student niet; het verwijdert hen alleen uit de standaardweergave.

Om een student als alumni te markeren, selecteer je de student(en) in het studentenoverzicht door gebruik te maken van het selectievakje aan de linkerkant van het account. Klik op school en vervolgens op Bevestigen. De student wordt daarna verborgen in het studentenoverzicht.

Om te zien welke studenten je als alumni hebt gemarkeerd, klik je op het dropdownmenu Studenten en vervolgens op Alumni.

Houd er rekening mee dat e-mailadressen die aan alumni-accounts zijn gekoppeld, opnieuw kunnen worden gebruikt. Wanneer een andere school een student inschrijft met een e-mailadres dat al is gekoppeld aan een alumni-account, wordt dit e-mailadres automatisch uit het alumni-account verwijderd. Hierdoor komt het beschikbaar voor de student bij de nieuwe school.

Het verwijderen van accounts is alleen mogelijk via de individuele gebruikersinstellingen van de student. Dit kan niet in bulk gedaan worden. In de sectie 'Opties voor het beheren van een individuele student via het studentenmenu' wordt uitgelegd hoe dit kan. 

Na het klikken op Instellingen, zijn de volgende opties beschikbaar:

• Naam wijzigen
  Bovenaan het menu kun je de naam van de student wijzigen. Klik op Hernoemen om de wijzigingen te bevestigen.
  
  
• E-mailadres wijzigen
  In het veld e-mailadres kun je een ander e-mailadres instellen. Klik op Update om de wijziging te bevestigen.
  
  
• Uitnodiging (opnieuw) versturen
  Als een student is uitgenodigd voor Ans, ontvangt diegene een e-mail waarmee een account kan worden aangemaakt. Als de URL in deze e-mail niet meer geldig is, kun je met deze optie de uitnodiging opnieuw versturen. De uitnodiging kan één keer per 24 uur worden verstuurd. Als deze al eerder is verstuurd, dan is de knop grijs en niet te gebruiken.
  
  
• Wachtwoord opnieuw instellen
  Als je voor deze optie kiest, wordt er een e-mail naar de student gestuurd met het verzoek om een nieuw wachtwoord in te stellen. Deze optie heeft geen effect als de 'Single Sign-On (SSO) afdwingen'-optie is ingeschakeld in de schoolinstellingen. Als 'Single Sign-On (SSO) afdwingen' is ingeschakeld, kunnen gebruikers niet inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord.

In de Gevarenzone van de instellingen kunnen aanvullende acties worden uitgevoerd.

• Account overnemen
  Als beheerder heb je de mogelijkheid om het account van een student over te nemen door de identiteit van die gebruiker aan te nemen. Dit kan handig zijn om studenten te helpen bij problemen die ze zelf niet kunnen oplossen. Wanneer je de identiteit van een gebruiker aanneemt, wordt bovenaan de pagina altijd een rode balk weergegeven. Elke actie die wordt uitgevoerd terwijl je de identiteit van een gebruiker overneemt, blijft behouden.
  
  
• Omzetten naar medewerker
  Als je een student wilt omzetten naar een medewerker, kun je met deze optie het account omzetten naar een account met de rol 'medewerker'. Bij de conversie van student naar medewerker wordt automatisch de rol 'medewerker' toegewezen. Houd er rekening mee dat het ook mogelijk is om studenten toe te voegen aan een enkele vak met de rol 'medewerker'. Dit raden we aan in gevallen waar een student alleen aan enkele vakken als medewerker moet worden toegevoegd.
  
  
• Loskoppelen van SSO
  Om de SSO-login te kunnen gebruiken voor een ander account in een andere instelling, kun je deze van het huidige account loskoppelen.
  
  
• Account blokkeren
  Een account blokkeren kan handig zijn als een student tijdelijk je school verlaat. Het voordeel van het blokkeren ten opzichte van het verwijderen van accounts is dat het account ook weer gedeblokkeerd kan worden. Ans bewaart alle data van het geblokkeerde account, er wordt niks verwijderd. Als het account is gedeblokkeerd zullen alle verbonden vakken en itembanken nog steeds verbonden zijn met het account. Als een gebruiker met een geblokkeerd account probeert in te loggen, dan worden ze doorgestuurd naar een scherm dat hun account geblokkeerd is en dat ze contact op moeten nemen met een beheerder. 
  
  
• Account verwijderen
  Wanneer je op Verwijderen hebt geklikt, verschijnt er een dialoogvenster waarin je expliciet moet bevestigen dat je het account wilt verwijderen. Wanneer een student wordt verwijderd, worden ook alle resultaten van die student verwijderd.

  Studenten die zijn verwijderd, blijven in het tabblad 'Verwijderde gebruikers' van de schoolinstellingen staan. Beheerders hebben de rechten om verwijderde accounts te herstellen. Houd er rekening mee dat alle informatie geanonimiseerd is in dit overzicht en verwijderde studenten alleen worden weergegeven als 'Verwijderde student' met een studentnummer.