Externe gebruikers beheren

Een nieuwe externe gebruiker toevoegen

Externe gebruikers kunnen worden toegevoegd via een uitnodigingslink of direct via het tabblad Externe gebruikers. Wanneer een externe gebruiker wordt uitgenodigd, maakt Ans automatisch een account voor hen aan binnen jouw school. Dit zorgt ervoor dat beheerders volledig inzicht hebben in wie er toegang heeft. Externe gebruikers krijgen een label Extern dat zichtbaar is in vakken en vragendatabanken.

Om handmatig een nieuwe externe gebruiker toe te voegen:

1. Klik rechtsboven op Nieuwe externe gebruiker.
2. Vul de naam, het e-mailadres en de rol in (zoals Gast).
3. Klik op Aanmaken. Ans stuurt een uitnodigingsmail tenzij jouw school SSO afdwingen heeft ingeschakeld.

Als de optie Alleen beheerders is ingeschakeld in de Authenticatie-instellingen, kunnen externe gebruikers alleen handmatig worden uitgenodigd door beheerders en werkt de uitnodigingslink niet meer voor hen. Let op: deze optie is alleen beschikbaar als jouw school de Campus-functionaliteit gebruikt. 

Wisselen tussen schoolaccounts

Een externe gebruiker kan via de startpagina van schoolaccount wisselen. Hierdoor krijgt de gebruiker toegang tot de andere schoolomgeving waaraan hij of zij is toegevoegd. Van account wisselen kan door te klikken op het arrow_drop_down-icoon naast de schoolnaam.

Op de startpagina worden de itembanken van alle accounts weergegeven. Voor gebruikers met meerdere accounts wordt vóór de naam van de itembank de schoolnaam getoond, zodat duidelijk is bij welke school de itembank hoort.

Wanneer een itembank uit een ander account wordt geopend, schakelt Ans automatisch over naar dat account. Als voor de school waarnaar wordt overgeschakeld twee-factor-authenticatie (2FA) is vereist, moet de gebruiker de verificatiecode invoeren als deze naar een andere pagina in de school wilt.

Instellingen van een externe gebruiker beheren

• Naam wijzigen – Bewerk de naam van de gebruiker en klik op Hernoemen om op te slaan.
• E-mailadres wijzigen – Bewerk het e-mailadres en klik op Bijwerken.
• Rol wijzigen – Wijs een andere rol toe om rechten te wijzigen.
• Uitnodiging (opnieuw) verzenden – Stuur indien nodig een nieuwe uitnodigingsmail (maximaal één keer per 24 uur).
• Wachtwoord opnieuw instellen – Stuur een e-mail met het verzoek aan de gebruiker om een nieuw wachtwoord in te stellen (niet beschikbaar als SSO afdwingen is ingeschakeld).

Extra acties beschikbaar in de gevarenzone:

• Studentnummer wijzigen – Werk het studentnummer bij (alleen beschikbaar als de externe gebruiker een studentenrol heeft).
• Verander naar student – Converteer de externe gebruiker naar een studentenaccount. Het account blijft onder het tabblad 'Externe gebruikers' staan, maar de gebruiker krijgt een studentenrol. (Alleen beschikbaar als de externe gebruiker een andere rol heeft dan student).
• Verander naar medewerker – Converteer de externe gebruiker naar een medewerkersaccount. Het account blijft onder het tabblad 'Externe gebruikers' staan, maar de gebruiker krijgt een medewerkersrol na conversie. (Alleen beschikbaar als de externe gebruiker een studentenrol heeft).
• Account blokkeren – Voorkom tijdelijk dat de gebruiker toegang heeft tot jouw school zonder gegevens te verwijderen.
• Account verwijderen – Verwijder het account permanent na 180 dagen; tot die tijd verschijnt het in het tabblad Verwijderde gebruikers.

Let op: het is als beheerder niet mogelijk om het account van een externe gebruiker over te nemen, terwijl dit wel mogelijk is voor interne gebruikers. Dit is om te voorkomen dat beheerders toegang krijgen tot de Ans-omgeving van de oorspronkelijke school van de externe gebruiker.